COVID-19 policy and health measures

The following policy applies to all attendees attending RubyKaigi 2022 in-person, including speakers, organizers, and booth staff.

In summary:

  • All attendees must be fully vaccinated and must bring a proof of vaccination.
  • Masks are always required

We’re continuously monitoring the situation of COVID-19 and considering changes in the policy as needed. We’ll announce any changes in this policy at our Twitter and in emails.

Non Japan based attendees

First of all, we really hesitate to say this, but: we don’t recommend attending RubyKaigi 2022 in-person, from abroad.

We’ll have a virtual venue and full live stream coverage, please register yourself as a virtual attendee instead of in-person attendee.

Because Japanese government maintains strict border restriction policy and changes in the policy can happen suddenly, including visa. Entry to Japan can be restricted at any time. Thus it is not recommended to plan visiting the conference from abroad early, as of this writing.

However, we don’t decline entry of people coming from abroad as long as they are complying with this policy and the government quarantine policy; and due to the govermental restriction, we can’t sponsor Japanese visa for attending RubyKaigi 2022 in-person. If you plan to attend from abroad, please be aware of this situation.

Vaccination

All attendees must be fully vaccinated. As of this writing, we have not decided requiring all attendees to have received a booster vaccination, but we’d definitely recommend to have a booster shot as soon as provided.

You need to show a valid proof of vaccination and a government-issued photo ID at the registration.

Proof of Vaccination

To keep registration process quick and smooth, we strongly recommend you to bring a digitally verifiable certificate.

If you only have a proof of vaccination not listed above, or if you’re unsure that your certificate complies with our policy, please feel free to reach us at 2022@rubykaigi.org beforehand and let us know the following information: the country you received a vaccine, the format of certificate you have, and the country you currently live.

Approved vaccines and criteria

Per the Japanese government guideline, the following vaccines are only approved at the conference.

  • Pfizer BioNTech Comirnaty
  • Moderna Spikevax (previously Vaccine Moderna)
  • Novavax Nuvaxovid / Covovax
  • Bharat Biotech Covaxin
  • AstraZeneca Vaxzevria / Covishield
  • Johnson & Johnson (Janssen) Jcovden (previously COVID-19 Vaccine Janssen)

Note that AstraZeneca (Vaxzevria), Bahrat (Covaxin) and Janssen (J&J Jcovden) is not approved for booster shot for entry to Japan. Certain restrictions would apply if you have those for your booster shot.

You must have had your second dose of the vaccine (first shot for J&J vaccine) at least 14 days before the conference (“fully vaccinated”).

We don’t accept a negative test proof and a recovery certificate as a substitution of vaccination cerficiate.

Exposure Notification App

All attendees should install and activate the COCOA app (新型コロナウイルス接触確認アプリ; COVID-19 Contact-Confirming Application) to their smartphone.

At the venue

Masks

All attendees must wear a mask at the conference venue, even at outside. Masks may be removed while eating and drinking.

Attendees may provide their own mask, or use a mask provided by the conference. Conference staff may ask you to replace a mask if the mask considered not complying with our policy.

And speakers may remove their mask when giving a talk during their session, if they are on a stage alone.

Masks have to cover your nose and mouth. Face shields, bandannas, and masks with ventilation are not allowed.

Social distancing

All attendees should maintain social distancing (staying away at least 1m from other people) while at the conference venue.

Maximum occupancy

We plan to restrict maximum occupancy of all rooms to 50%. Attendee may not be able to enter a smaller track room while it is fully occupied.

Other health measures

Details TBA

Positive case reports during conference

We plan to announce existence of positive cases and possible close contacts on Twitter, and relevant Email list as soon as we acknowledge them. People who tested positive or identified as a close contact, are not allowed to enter the venue.

Unless we’re instructed to cancel the in-person conference from government agency, or the venue, we plan to continue the conference normally.

If we need to cancel the in-person conference, we would switch the conference to full-virtual and the further access to the venue would be restricted to the speakers and conference staff. And we don’t refund any tickets for this case.

If you tested positive, or identified as a close contact

Please report to 2022@rubykaigi.org. We never share the details of the case to other attendees. The only exception is the requests from government agencies; see below.

Note that we don’t allow people who tested positive or a possible close contact, and we’ll offer partial refund for them.

Privacy

We may provide a contact list of all attendees to government agencies when requested, in case of COVID-19 suspicious breakout at the conference.

https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/covid-19/

Violation

Violations against this policy, including failure to comply, may result into a ban from the conference venue or decline of entry. We do not refund any ticket even in case of policy violation.

Revision

COVID-19 に関するポリシーと対応方針について

RubyKaigi 2022 では COVID-19 対応として、全参加者 (スピーカー、ブーススタッフ、オーガナイザー・スタッフを含む) に下記ポリシーを遵守してもらうとともに、RubyKaigi 2022 チームは後述する方針で感染対策を行います。

端的には、下記の通りです:

  • 全参加者は COVID-19 ワクチンの接種を完了 (fully vaccinated) している必要があります。 受付にて証明書の提示を求められます。
  • マスクの着用が必須です。

RubyKaigi 2022 チームは常にCOVID-19 の状況について注視していて、ポリシーや方針については必要に応じて変更されます。変更については Twitter @RubyKaigi また E メールにて随時アナウンスします。

日本国外からの参加について

これを伝えなければならないのが苦しいところですが、現時点では RubyKaigi 2022 は日本国外からの参加を推奨しません。

RubyKaigi 2022 はバーチャル会場とセッションのライブ配信について提供予定です。国外からの参加については、バーチャル会場への参加登録を検討してください。

これは日本国政府が非常に厳しい水際対策を実施しているためです。ビザや入国におけるルールがいつ突然変わってもおかしくなく、事前に計画していた通りに渡航ができないリスクが非常に大きいため、現時点で RubyKaigi 2022 への渡航を手配することが推奨できない状況です。

しかしながら、RubyKaigi 2022 は政府や関係省庁が定めている入国や検疫・隔離のルールを遵守する限り、国外からの参加者についても in-person での参加を拒むことはありません。前述した政府の方針の関係で、RubyKaigi 2022 では入国に必要なビザのために招聘などを行うことは出来ない旨、ご了承ください。

ワクチン接種について

全参加者は COVID-19 ワクチンの接種を完了 (fully vaccianted) している必要があります。なお、現時点では 3 回目以降の接種 (booster 接種) を必須とするかは決定していませんが、接種を受けられるタイミングで受けておくことを推奨します。

そして、参加受付の際、接種を完了していることを証明する必要があります。

接種証明

参加受付をスムーズに行うため、電子的な証明書の持参を 強くお願いします。

上記以外の証明書しかない場合、もしくはお持ちの証明書が認められているか不確かな場合は 2022@rubykaigi.org まで事前にご連絡ください。その際、接種を受けた国、現在居住している国、証明書のフォーマットをお知らせください。

認められているワクチンの種類について

日本国政府の方針 に従い、下記のワクチンが認められています:

  • Pfizer BioNTech Comirnaty
  • Moderna Spikevax (previously Vaccine Moderna)
  • Novavax Nuvaxovid / Covovax
  • Bharat Biotech Covaxin
  • AstraZeneca Vaxzevria / Covishield
  • Johnson & Johnson (Janssen) Jcovden (previously COVID-19 Vaccine Janssen)

なお、日本入国にあたっては AstraZeneca, Bahrat, J&J のワクチンは 3 回目接種には認められていません。3回目接種でこれらのワクチンを利用している場合はご注意ください。

fully vaccinated とみなされるには 2 回目の接種 (J&J の場合 1 回目) から 14 日経過している必要があります。

各種陰性証明や療養証明書は求められているワクチン接種証明の代替とは認められません。

接触確認アプリについて

全参加者は COCOA アプリ (新型コロナウイルス接触確認アプリ) のインストールおよび設定を行っておくのが望ましいです。これは必須ではありませんが、ご協力のほどお願いします。

会場において

マスク

全参加者はマスクの着用が常に求められます (屋外でも必要です)。マスクは飲食の際に取り外しても構いません。

参加者はマスクを持参するか、RubyKaigi チームが用意しているものを利用することができます (なるべく持参してください)。スタッフが不適格とみなしたマスクについて、RubyKaigi チームより提供されたマスクへの取り替えを求めることがあります。

スピーカーについては、壇上に 1 人だけ登壇している時、登壇中に限りマスクを取り外すことができます。

マスクは鼻と口を覆う必要があります。フェイスシールド、バンダナ、また通気孔がついたマスクは認められません。

ソーシャルディスタンス

全参加者は会場において可能な限り他の参加者から 1m 以上離れること (ソーシャルディスタンス) が求められます。

最大収容人数

RubyKaigi 2022 では各部屋の最大収容人数を、50% に制限する予定です。参加者は最大収容人数を超えている部屋に入ることはできません。

その他感染対策

TBA (後日案内予定)

会期中の陽性報告について

会期中の陽性報告や、濃厚接触者については Twitter や E メールでのアナウンスを予定しています。陽性者、濃厚接触者は会場に入ることが認められません。

会場および保健所等から中止を指示されない限り、カンファレンスについては予定通り続行されます。中止とする場合、完全バーチャルなカンファレンスへの切り替えとなり、会場には登壇するスピーカーおよびスタッフのみが入ることを認められます。この場合の返金は行いません。

陽性者、濃厚接触者となった場合の報告先

2022@rubykaigi.org までご連絡ください。陽性・濃厚接触者の詳細については口外いたしません (政府・自治体からの依頼を除く; 下記参照)。

陽性・濃厚接触者については会場へ入ることが認められません。この場合、対象者には一部返金を行うことを予定しています。

プライバシー

RubyKaigi 2022 チームは、政府・自治体や保健所から求められた場合に参加者リストを提供します。

https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/covid-19/

違反について

本ポリシーへの違反や遵守できなかった時、当該参加者は会場からの退場を求められる場合があります。この際の返金は行われません。

更新履歴