COVID-19

COVID-19 policy and health measures

The following policy applies to all attendees attending RubyKaigi 2023 in-person, including speakers, organizers, and booth staff.

In summary:

  • Masks are always required. We encourage use of disposable masks.

We’re continuously monitoring the situation of COVID-19 and considering changes in the policy as needed. We’ll announce any changes in this policy at our Twitter and in emails.

Non Japan based attendees

As of December 2022, the border restriction is much relaxed than RubyKaigi 2022, including resume of visa waiver program. We welcome all attendees from abroad as long as they follow Japanese government policy.

Border restriction may be tightened, so pay attention to the latest updates if you plan attending from abroad.

https://www.mhlw.go.jp/stf/covid-19/bordercontrol.html

Vaccination

All attendees are recommended to be fully vaccinated (with all possible boosters).

At the venue

Temperature check

We may conduct daily temperature check, mandatory for all attendees. TBA.

Masks

All attendees must wear a mask at the conference venue, even at outside. Masks may be removed while eating and drinking.

Attendees may provide their own mask, or use a mask provided by the conference. Conference staff may ask you to replace a mask if the mask considered not complying with our policy.

And speakers may remove their mask when giving a talk during their session, if they are on a stage alone.

Masks have to cover your nose and mouth. Face shields, bandannas, and masks with ventilation are not allowed. We encourage use of disposable masks instead of reusable ones and you may be asked to replace if you’re using a reusable one.

Social distancing

All attendees should maintain social distancing (staying away at least 1 meter from other people) while at the conference venue.

Other measures

  • Hand sanitizers are available throughout the conference venue.
  • RubyKaigi will regularly conduct sanitizing of shared items and desks in the venue where possible.

Positive case reports during conference

We plan to announce existence of positive cases and possible close contacts on Twitter, and relevant Email list as soon as we acknowledge them. People who tested positive or identified as a close contact, are not allowed to enter the venue.

Unless we’re instructed to cancel the in-person conference from government agency, or the venue, we plan to continue the conference normally.

If we need to cancel the in-person conference, we would switch the conference to full-virtual and the further access to the venue would be restricted to the speakers and conference staff. And we don’t refund any tickets for this case.

If you tested positive, or identified as a close contact

If you tested positive, or identified as a close contact during the conference or within 2 weeks after the conference, please report to 2023@rubykaigi.org.

We never share the details of the case to other attendees. The only exception is the requests from government agencies; see below.

Note that we don’t allow people who tested positive or a possible close contact to enter in-person venue, and we’ll offer partial refund for them (if reported during the conference).

Privacy

We may provide a contact list of all attendees to government agencies when requested, in case of COVID-19 suspicious breakout at the conference.

https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/covid-19/

Violation

Violations against this policy, including failure to comply, may result into a ban from the conference venue or decline of entry. We do not refund any ticket even in case of policy violation.

Revision

  • December 2022: Initial revision.

COVID-19 に関するポリシーと対応方針について

RubyKaigi 2023 では COVID-19 対応として、全参加者 (スピーカー、ブーススタッフ、オーガナイザー・スタッフを含む) に下記ポリシーを遵守してもらうとともに、RubyKaigi 2023 チームは後述する方針で感染対策を行います。

端的には、下記の通りです:

  • マスクの着用が必須です。 使い捨てマスク (不織布マスク) の利用をお願いします。

RubyKaigi 2023 チームは常にCOVID-19 の状況について注視していて、ポリシーや方針については必要に応じて変更されます。変更については Twitter @RubyKaigi また E メールにて随時アナウンスします。

日本国外からの参加について

2022/12 現在、日本への入国は RubyKaigi 2022 時点より容易になっています (ビザ免除の再開を含む)。RubyKaigi 2023 は全ての国外からの参加者を歓迎します。

入国制限は変更される可能性が残っているため、最新の情報を入手し続けることをおすすめします。

https://www.mhlw.go.jp/stf/covid-19/bordercontrol.html

ワクチン接種について

全参加者は(ブースターを含め)ワクチン接種を完了していることが推奨されています。

会場において

体温チェック

全参加者の毎日の体温チェックを必須とする可能性があります。詳細は後日更新予定です。

マスク

全参加者はマスクの着用が常に求められます (屋外でも必要です)。マスクは飲食の際に取り外しても構いません。

参加者はマスクを持参するか、RubyKaigi チームが用意しているものを利用することができます (なるべく持参してください)。スタッフが不適格とみなしたマスクについて、RubyKaigi チームより提供されたマスクへの取り替えを求めることがあります。

スピーカーについては、壇上に 1 人だけ登壇している時、登壇中に限りマスクを取り外すことができます。

マスクは鼻と口を覆う必要があります。フェイスシールド、バンダナ、また通気孔がついたマスクは認められません。使い捨てマスク (不織布マスク) の利用を推奨します。それ以外のマスクについては不織布マスクへの取り替えをお願いする場合があります。

ソーシャルディスタンス

全参加者は会場において可能な限り他の参加者から 1m 以上離れること (ソーシャルディスタンス) が求められます。

その他感染対策

  • 各所にアルコール消毒液を用意します。
  • 可能な範囲で定期的に共有物や机の消毒を行います。

会期中の陽性報告について

会期中の陽性報告や、濃厚接触者については Twitter や E メールでのアナウンスを予定しています。陽性者、濃厚接触者は会場に入ることが認められません。

会場および保健所等から中止を指示されない限り、カンファレンスについては予定通り続行されます。中止とする場合、完全バーチャルなカンファレンスへの切り替えとなり、会場には登壇するスピーカーおよびスタッフのみが入ることを認められます。この場合の返金は行いません。

陽性者、濃厚接触者となった場合の報告先

会期中、もしくは会期後 2 週間以内に陽性、もしくは濃厚接触者と認められた場合 2023@rubykaigi.org までご連絡ください。陽性・濃厚接触者の詳細については口外いたしません (政府・自治体からの依頼を除く; 下記参照)。

陽性・濃厚接触者については会場へ入ることが認められません。会期中の報告について、対象者には一部返金を行うことを予定しています。

プライバシー

RubyKaigi 2023 チームは、政府・自治体や保健所から求められた場合に参加者リストを提供します。

https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/covid-19/

違反について

本ポリシーへの違反や遵守できなかった時、当該参加者は会場からの退場を求められる場合があります。この際の返金は行われません。

更新履歴

  • 2022/12 初版